Adjoint(e) Administratif(ve) - Repentigny

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

REPENTIGNY

DESCRIPTION SOMMAIRE

L’Agent(e) Administratif(ve) fournit des services administratifs qui peuvent inclure la mise à jour, l’archivage et la protection des dossiers, la préparation de documents ainsi que les services de réception.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents / colis déposés à la réception;
  • Répondre aux appels acheminés par le numéro général de Keolis;
  • Offrir un soutien administratif aux directeurs et à leurs activités;
  • Gérer la réception, la distribution ainsi que l’envoie du courrier;
  • Archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité;
  • Tenir le système de classement à jour;
  • Effectuer les commandes de fournitures de bureau;
  • Préparer des documents tels que des procès-verbaux, présentation Power pointe, communiqués, etc.;
  • Coordonner l’aspect administratif de divers projets;
  • Effectuer les appels de services, en assurer le suivi et administrer la facturation (saisie dans AX);
  • Maintenir le registre (syst. Kanteck) d’accès employés des sites;
  • Maintenir à jour le bottin téléphonique employés / fournisseurs (attribution de poste, composition abrégée et no de cellulaires) …etc;
  • Suivi et mise à jour du registre des permis d’exploitation (renouvellement etc,);
  • Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES DU POSTE

Le ou la titulaire du poste doit :

  • Détenir un DEC en technique administrative ou AEC, DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable;
  • Posséder au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif idéalement dans le secteur de l’immobilier;
  • Posséder une grande autonomie, être méthodique, organisé(e), responsable, intègre et posséder un solide sens de l’initiative;
  • Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées;
  • Maîtriser parfaitement le français et avoir une solide connaissance de l’anglais;
  • Très bonne maitrise du logiciel EXCEL, se révéler à l’aise dans l’apprentissage et l’usage de logiciels/systèmes informatiques et concepts de planification, d’organisation du travail et de gestion et suivi administratif;
  • Maintenir une saine relation et collaboration avec tous les intervenants.

 

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

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