Adjoint(e) Administratif(ve) - Terrebonne

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

TERREBONNE

L’Adjoint(e) administratif(ve) fournit des services de soutien administratif à l’équipe de direction incluant, le Président-directeur général, Keolis Canada (PDG), et est appelé(e) à contribuer à des projets généraux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Accueillir les visiteurs dédiés à l’équipe de direction et prendre charge des documents/colis déposés à la réception pour ceux-ci ;
  • Répondre aux appels téléphoniques;
  • Rédiger différents types de correspondance ;
  • Préparer des présentations Powerpoint ;
  • Élaborer des fichiers Excel ;
  • Coordonner la préparation de rapports et de comptes rendus ;
  • Effectuer des travaux de traduction ;
  • Effectuer les arrangements de voyage ;
  • Préparer les rapports de dépenses des membres de l’équipe de direction et réviser les rapports devant être approuvés par le PDG ;
  • Gérer les rendez-vous et demandes de rencontre en fonction du calendrier de son supérieur ;
  • Coordonner la logistique en soutien à la tenue de rencontres d’affaires (réservation de salles, services de traiteur, soutien TI, etc.);
  • Effectuer la prise de minutes de rencontres et rédiger les comptes rendus exigés;
  • Gérer, archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité ;
  • Maintenir à jour la liste des contacts professionnels externes du PDG;
  • Effectuer des recherches documentaires auprès d’organismes externes, et;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES DU POSTE :

  • Détenir un DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable;
  • Posséder une grande autonomie et un solide sens de l’initiative;
  • Être méthodique, organisée, responsable et intègre;
  • Avoir de l’entregent et faire preuve de diplomatie dans ses relations avec les autres;
  • Savoir assurer la confidentialité des informations qu’elle détient;
  • Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées;
  • Maîtriser parfaitement le français et l’anglais, parler et écrit;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Office.

TYPE DE POSTE:

  • Poste permanent;
  • Temps plein, 40 heures par semaine.
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