Adjoint(e) exécutif(ive) - Terrebonne

Adjoint(e) exécutif(ive)

Terrebonne

L’Adjoint exécutif fournit des services de soutien administratif au Président-directeur général, Keolis Canada (Pdg), ainsi qu’aux deux vice-présidents en résidence à Terrebonne.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

  • Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents/colis déposés au bureau du Pdg;
  • Répondre aux appels acheminés au numéro du Pdg;
  • Rédiger différents types de correspondance;
  • Préparer des présentations Powerpoint;
  • Élaborer des fichiers Excel;
  • Coordonner la préparation de rapports et de comptes rendus;
  • Effectuer des travaux de traduction;
  • Effectuer les arrangements de voyage;
  • Préparer les rapports de dépenses du Pdg et réviser les rapports devant être approuvés par le Pdg;
  • Gérer les rendez-vous et demandes de rencontre en fonction du calendrier de son supérieur;
  • Coordonner la logistique en soutien à la tenue de rencontres d’affaires (réservation de salles, services de traiteur, soutien TI, etc.);
  • Effectuer la prise de minutes de rencontres et rédiger les comptes rendus exigés;
  • Gérer, archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité;
  • Maintenir à jour la liste des contacts professionnels externes du Pdg;
  • Effectuer des recherches documentaires auprès d’organismes externes;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES DU POSTE :

  • Détenir un DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable;
  • Posséder une grande autonomie et un solide sens de l’initiative;
  • Être méthodique, organisée, responsable et intègre;
  • Avoir de l’entregent et faire preuve de diplomatie dans ses relations avec les autres;
  • Savoir assurer la confidentialité des informations qu’elle détient;
  • Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées;
  • Maîtriser parfaitement le français et l’anglais, parler et écrit;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Office.

Type de poste :

  • Poste permanent;
  • Temps plein, 40 heures par semaine.
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